Trois ans, et le compteur repart à zéro plus souvent que vous ne le pensez

Trois ans. C'est le délai au terme duquel une créance commerciale ordinaire cesse d'être recouvrable au Québec.

C'est un chiffre que la plupart des entrepreneurs connaissent approximativement. Ce qu'ils connaissent mal, c'est à partir de quand il court, ce qui l'arrête, et surtout ce qui le recommence — parce que c'est là que se trouvent les bonnes nouvelles, et les mauvaises surprises.

D'abord, deux idées fausses

« J'ai facturé en retard, donc j'ai perdu mon droit. » Non. Facturer tardivement n'éteint pas une créance. Si vous avez livré la marchandise ou rendu le service, la dette existe. Une facture envoyée six mois après coup reste une facture; elle peut compliquer la preuve et agacer le client, mais elle ne fait pas disparaître le droit d'être payé. C'est une confusion répandue et elle fait abandonner des créances parfaitement valides.

« J'ai envoyé une mise en demeure, le délai est arrêté. » Non plus — et celle-ci coûte des dossiers. Une mise en demeure n'interrompt pas la prescription. Elle met le débiteur en demeure, elle fait courir les intérêts, elle est souvent nécessaire avant de poursuivre. Mais le compteur continue de tourner pendant que vous attendez sa réponse.

Si votre créance approche de ses trois ans, envoyer une lettre et attendre deux mois n'est pas une stratégie : c'est deux mois de moins.

Ce qui interrompt réellement le délai

1. La reconnaissance de dette par le débiteur

C'est le mécanisme le plus utile et le moins connu. Lorsque le débiteur reconnaît la dette, la prescription est interrompue et un nouveau délai recommence à courir, à zéro.

Pas « est suspendue ». Pas « reprend là où elle était ». À zéro.

Et la reconnaissance peut être directe ou indirecte :

• un courriel où il écrit qu'il va payer, ou qu'il demande un délai;
• un versement partiel — payer 500 $ sur 9 000 $ reconnaît implicitement le solde;
• une demande d'entente de paiement;
• une reconnaissance verbale, au téléphone, qui compte aussi.

La reconnaissance verbale compte, mais elle doit se prouver. D'où la règle pratique la plus simple de tout cet article : après chaque conversation où le client admet la dette, envoyez un courriel de confirmation. « Comme convenu au téléphone aujourd'hui, le solde de 9 400 $ sera réglé d'ici le 30 novembre. » Trois lignes, et vous venez de transformer une parole en pièce.

2. La demande en justice

Déposer une demande en justice interrompt la prescription. Une condition s'y attache : la demande doit être signifiée dans les 60 jours — autrement dit, déposer sans donner suite ne suffit pas.

Ce que ça change dans la gestion de vos comptes

Vos vieux comptes ne sont pas tous morts

Vous avez probablement, dans vos comptes clients, des créances que vous croyez prescrites. Avant de les radier définitivement, posez-vous une question : y a-t-il eu une reconnaissance depuis l'échéance ?

Un versement partiel il y a quatorze mois. Un courriel l'an dernier où le client écrivait « on vous règle ça bientôt ». Une entente de paiement jamais respectée. Chacun de ces événements a remis le compteur à zéro, et la créance que vous pensiez éteinte a peut-être encore deux ans devant elle.

Ça vaut la peine de regarder. Une créance radiée est une perte sèche; une créance recouvrable est un encaissement.

Les relances ne sont pas neutres

C'est le revers. Si vos relances obtiennent du débiteur une admission — un courriel, un versement symbolique, une promesse — elles jouent en votre faveur et pas seulement comme pression. Elles rallongent votre horizon.

Si en revanche vos relances ne produisent que du silence, elles n'arrêtent rien. Six mois de relances sans réponse, ce sont six mois de prescription consommés. La question à se poser n'est donc pas « est-ce que je relance encore », mais « est-ce que ma relance produit quelque chose d'écrit ».

On ne peut pas allonger le délai par contrat

Une précision utile pour quiconque révise ses conditions de vente : les délais de prescription sont fixés par la loi et ne peuvent pas être modifiés par entente. Une clause qui prévoirait un délai de cinq ans ne vous protège pas. C'est une différence réelle avec l'Ontario, où les parties à un accord commercial disposent d'une marge que le droit québécois ne reconnaît pas.

En revanche, ce que vos documents peuvent faire, c'est produire des reconnaissances. Un relevé de compte que le client contresigne, une confirmation de solde en fin d'exercice, un bon de livraison signé qui atteste la réception : ce sont des pièces qui, en plus de prouver la créance, peuvent valoir reconnaissance.

Trois réflexes

1. Un repère dans vos comptes clients. Pour chaque facture impayée, notez la date de l'échéance et celle de la dernière reconnaissance. C'est cette seconde date qui compte. Une colonne dans un chiffrier suffit.
2. Un courriel après chaque conversation. La règle des trois lignes ci-dessus. C'est le geste le plus rentable de tout cet article.
3. Une révision annuelle des comptes anciens. Une fois par année, avant de radier, regardez s'il y a eu reconnaissance. Et si un compte approche réellement de son échéance sans aucune reconnaissance récente, c'est le moment d'une décision — pas d'une relance de plus.

Le point à retenir

Le délai de trois ans n'est pas un compte à rebours fixe. C'est un compteur que le comportement du débiteur remet à zéro, souvent sans qu'il s'en rende compte, et que vos propres lettres, elles, ne touchent pas.

Un créancier qui comprend cette asymétrie gère ses comptes autrement : il cherche moins à faire pression qu'à faire écrire.