Comment un simple formulaire peut-il améliorer votre cash-flow ?

Selon une étude menée par Altradius en 2014, plus de la moitié des PMEs en Amérique du Nord n'ont pas une politique de crédit clairement établie, ou bien n'adoptent pas celle-ci de façon systématique. Pourtant les avantages d'avoir des conditions et modalités pour l'octroi de crédit sont indéniables. Toutes choses étant égales, les entreprises ayant une politique de crédit qui est fréquemment mise à jour témoignent d'un taux d'impayés 46% plus bas. Un élément essentiel d'une bonne politique de crédit sont les formulaires de demande de crédit. En effet, bien que ces formulaires peuvent sembler être un simple détail du rouage opérationnel de votre entreprise, ils sont essentielles afin de prévenir et réduire les mauvaises créances.

Récolter les bonnes informations

Tout d’abord, il est important que les formulaires de demande de crédit contiennent certaines informations importantes d’un nouveau client. Il faudrait y retrouver son nom, son adresse et ses coordonnées afin de vous aider dans le recouvrement des créances non acquittées en cas de refus de paiement. Ces informations complètes vous aideront à mieux évaluer la situation financière du client et son adéquation à l’octroi de crédit.

Le formulaire doit aussi inclure les modalités et conditions de crédit de votre entreprise, laquelle précise la nature de votre relation commerciale avec vos clients, ainsi que leurs obligations en matière de remboursement de dettes. De bonnes conditions commerciales permettent d’établir une base concrète pour votre entreprise et définissent clairement vos droits légaux et votre relation avec les clients, et ce, dès le début de celles-ci.

Les conditions commerciales sont-elles nécessaires ?

La réponse est simple : oui. Il ne faut pas se le cacher, avoir des conditions commerciales strictes et évaluer chaque demande fera en sorte que vous devriez refuser certains contrats. Il ne faut pas voir cela comme une perte.

Au contraire, cette façon de faire aidera votre survie à long terme. Rappelez-vous : les clients qui ne paient pas rapidement ou qui ne paient pas du tout ne valent rien.

Que faut-il inclure dans un formulaire de demande de crédit ?

Un élément est essentiel pour tous les formulaires, peu importe le type d’entreprise. Vous devez établir un délai maximal pour les paiements des clients (par exemple, 14 jours à partir de la date de facturation). En établissant clairement un délai, votre client devient responsable de payer les intérêts et autres coûts associés au retard.

De plus, si vous incluez vos conditions dans votre formulaire de demande de crédit, les clients le signent donnent automatiquement leur accord de les respecter. Ainsi, il devient difficile pour eux de contester le paiement ou d’être en désaccord avec les conditions. Au final, ça vous permet de réduire la possibilité de différends relatifs au paiement.

Pour terminer…

Bien que ce simple formulaire semble être un élément mineur de la gestion de votre entreprise, il peut faire toute la différence pour vous assurer d’être payé et aussi à s’assurer que vous n’accordez pas de crédit aux clients à risque de ne pas payer.

En effet, un bon formulaire de demande de crédit vous permet d’assurer un bon système de collecte et de recevoir moins de créances irrécouvrables. En réduisant les créances irrécouvrables, vous avez une meilleure vue d’ensemble de votre cash-flow et vous pouvez mieux planifier les entrées et les sorties d’argent.

Au final, ce simple formulaire vous donnera une tranquillité d’esprit et protégera votre cash-flow, car rappelez-vous… L’argent est roi.